Quy trình nhập khẩu một lô hàng từ nước ngoài về Việt Nam (góc độ doanh nghiệp nhập khẩu)

“Quy trình nhập khẩu một lô hàng từ nước ngoài về Việt Nam”  (góc độ doanh nghiệp NK)

Bài viết khái quát chung cho hầu hết các loại hàng, không cụ thể là loại hàng nào, cũng không nói rõ là nhập khẩu từ nước nào. Do thủ tục nhập khẩu của từng loại hình nhập khẩu và của từng loại hàng hóa khác nhau nên mình cũng chỉ khái quát các bước và các chứng từ cần thiết nhất.
Đối với từng loại mặt hàng riêng, các bạn có thể tham khảo thêm trong các thông tư, văn bản khác.

Quy trình nhập khẩu một lô hàng từ nước ngoài về Việt Nam.

hanjin container

Bước 1. Tìm nhà XK và khảo giá
 Điều đầu tiên là bạn phải tìm hiểu được hàng hóa của bạn và biết được các thông cụ thể về doanh nghiệp xuất khẩu (The exporter / saler).
– Về hàng hóa: Tên hàng hóa, chất lượng hàng hóa (có thể yêu cầu gửi hàng mẫu), quy cách đóng hàng, giá cả (nếu mua hàng số lượng nhỏ? Nếu mua số lượng lớn), thời gian sản xuất hàng, hạn sử dụng của hàng, hàng của bạn đã có nhiều công ty ở VN nhập chưa?.vv…
– Về doanh nghiệp xuất khẩu: Quy mô của công ty,? địa chỉ, số đt, email, skype, yahoo, ?? Thị trường của công ty? sản phẩm nổi bật nhất?

Sau khi tìm hiểu về công ty và hàng hóa thì bạn sẽ đặt hàng và lên kế hoạch nhập hàng.

Bước 2. Đặt hàng
Bạn có thể gửi Giấy đặt hàng (Offer Sheet) cho nhà XK  hoặc gửi email. Điều đó không quan trọng trong việc giao thương. Trong Offer Sheet có ghi rõ các nội dung sau:
– Thông tin The seller (Tên công ty , địa chỉ, số điện thoại, email, người đại diện)
– Thông tin The Buyer (Tên công ty , địa chỉ, số điện thoại, email, người đại diện)
– Thông tin hàng hóa (Tên hàng hóa, số  lượng, điều kiện giao hàng, tổng tiền)
– Điều kiện thanh toán

Ghi nhớ khi đặt hàng bạn nên yêu cầu The seller gửi luôn Proma Invoice.
Bạn có thể dụng Proma Invoice này để chuyển tiền ở ngân hàng được (Tùy từng điều kiện thanh toán.

Bước 3. Lên hợp đồng và xác định ngày lên tàu.
 Lên hợp đồng
Trong bài này mình không đề cập chi tiết đến những điều khoản trong hợp đồng.
Nhưng bạn nên chú ý đến 1 vài điều khoản sau:
– Tên hàng, số lượng, tổng tiền: Các thông tin này phải khớp với invoice, packing list, BL nữa nhé.
– Nguồn gốc: (từ nước nào) Thông tin này quan trọng. Nếu thiếu thì hải quan sẽ làm khó bạn đó.
– Điều khoản thanh toán: Bạn cần xem xét nhiều góc độ nhé: về thời gian thanh toán, thời gian giao hàng, thời gian tàu đi, nếu dùng LC thì xem xét cả thời gian vận chuyển nữa.

Những điều khoản khác bạn có thể tham khảo thêm một số sách được học trong trường hoặc ở các trang web khác.

Xác định ngày lên tàu: 
Tùy từng điều khoản giao hàng, bạn cùng với The seller xác định ngày lên tàu, book tàu và vận chuyển hàng về cảng ở VN.
Nhà NK hay nhà XK đều có thể book tàu trực tiếp với hãng tàu, hay forwarder. Quan trọng là hai bên phối hợp sao cho tốt quá trình book tàu và vận chuyển hàng đến cảng. Nhà XK sẽ không ngại nếu như bạn nói bạn có thể làm tốt phần vận chuyển quốc tế. Hay nếu công ty bạn chưa có nhiều kinh nghiệm trong việc vận chuyển quốc tế, trong khi nhà XK làm tốt việc đó, thì hãy để họ giúp đỡ bạn. Trong việc giao thương quốc tế, quan trọng là hiệu quả như thế nào. Đừng cố ép nó theo điều khoản giao hàng đã định trong hợp đồng.

Bước 4. Nhà XK đóng hàng và giao hàng tại cảng.

Bạn cũng nên theo dõi quá trình nhà XK đóng hàng và giao hàng tại cảng nhé. Thời gian họ đóng hàng là bao giờ, họ đóng trong bao nhiêu lâu? vận chuyển từ nhà máy đến cảng mất bao nhiêu thời gian. Đó là những thông tin quan trọng để bạn sắp xếp thời gian cho những lô hàng sau (Trong trường hợp cần hàng gấp và để khớp với lịch tàu)
Một lời hỏi thăm về hàng hóa sau khi đã đóng hàng xong và vận chuyển hàng đến cảng cũng có thể tạo thêm mối quan hệ của doanh nghiệp bạn với nhà XK.

Bước 5. Vận chuyển quốc tế
– Bằng đường hàng không
– Bằng đường biển

header_1600x625_konttilaiva_satamassa-1920x600
Dù lô hàng của bạn vận chuyển bằng phương thức nào thì bạn cũng nên chú ý các điểm sau:
– Tên hãng vận tải
– Lịch đi bao nhiêu chuyến/tuần
– Thời gian vận chuyển mất bao nhiêu lâu?
– Thời gian muộn nhất giao hàng làkhi nào?
– Ngày đi/ngày đến
– Đi trực tiếp hay chuyển tải (direct/tranship)
– Cảng đi/cảng đến

 Bước 6. Thanh toán quốc tế: 

Thời gian thanh toán dựa theo hợp đồng giữa hai bên. Mình để ở bước 6 cho một lô hàng chung chung thôi nhé.
Thanh toán quốc tế thì bạn lưu ý chuẩn bị chứng từ đúng theo những gì ở trong hợp đồng đã nêu rõ nhé. Ví dụ: Trong hợp đồng nói điều khoản thanh toán TT 100% sau khi nhận được bản copy của BL, invoice, packing list thì bạn phải có đầy đủ giấy tờ thì họ mới chuyển nhé.

Ngoài ra, các thông tin về người hưởng lợi, tên ngân hàng hưởng lợi, địa chỉ cũng phải khớp nhau trong hợp đồng, invoice.

Bước 7. Chuẩn bị chứng từ và làm thủ tục hải quan tại VN.

Như đã nói ở trên, đối với từng loại hình, từng loại mặt hàng sẽ yêu cầu những chứng từ khác nhau. Ở đây mình liệt kê một vài chứng từ nhé:
– Hợp đồng (Contract)
– Hóa đơn thương mại (Commercial Invoice)
– Danh sách hàng hóa (Packing list)
– Giấy chứng nhận nguồn gốc ( CO)
– Kiểm dịch thực vật Phytosan
Certificate of analysis
– Health certificate
– Certificate of free sale

– Công bố chất lượng
– Giấy đăng ký kiểm tra chất lượng
VV….

Sau khi đã có đầy đủ bộ chứng từ, bạn tiến hàng khai hải quan và thông quan.

Bước 8. Lấy hàng và đưa hàng về kho.

Các dịch vụ khác: