Thông quan hàng hóa luôn là một trong những công đoạn quan trọng đối với các doanh nghiệp xuất nhập khẩu. Việc hàng hóa bị lưu kho không chỉ gây phát sinh chi phí bến bãi (DEM/DET) khổng lồ mà còn làm đứt gãy chuỗi cung ứng, trễ hẹn với đối tác, trế kế hoạch sản xuất,... làm chậm đi kế hoạch kinh doanh của doanh nghiệp.
Thực tế, phần lớn các sự cố kẹt hàng tại hải quan đều xuất phát từ những sai sót trong khâu chuẩn bị chứng từ. Dưới đây là 5 sai lầm phổ biến nhất và cách để bạn phòng tránh hiệu quả:
1. Áp sai mã HS (HS Code) cho hàng hóa.
Mã HS quyết định trực tiếp đến mức thuế suất xuất nhập khẩu và các chính sách quản lý mặt hàng đi kèm. Việc áp sai mã HS thường xảy ra khi hàng hóa có nhiều tính chất phức tạp, hoặc doanh nghiệp cố tình chọn mã có thuế suất thấp hơn để "lách" thuế. Khi hải quan phát hiện sự bất hợp lý, lô hàng sẽ bị giữ lại để kiểm hóa, tham vấn giá hoặc thậm chí doanh nghiệp sẽ bị phạt hành chính vì gian lận thuế.
Cách phòng tránh: Hiểu rõ bản chất, thành phần, cấu tạo và công dụng của hàng hóa. Tra cứu đối chiếu cẩn thận trên biểu thuế xuất nhập khẩu mới nhất. Nếu không chắc chắn, hãy thực hiện thủ tục Xác định trước mã số hải quan (Xin mã HS Code trước) với Tổng cục Hải quan trước khi nhập hàng về.
2. Sự không đồng nhất thông tin giữa các chứng từ.
Một bộ hồ sơ hải quan bao gồm rất nhiều loại giấy tờ: Hợp đồng (Contract), Hóa đơn thương mại (Commercial Invoice), Phiếu đóng gói (Packing List), Vận đơn (Bill of Lading), và C/O (Giấy chứng nhận xuất xứ). Một lỗi cực kỳ phổ biến là thông tin giữa các giấy tờ này "đánh nhau". Ví dụ: Số lượng hàng trên Invoice khác với Packing List, sai lỗi chính tả tên công ty, sai số container, hoặc số liệu trọng lượng (Gross Weight/Net Weight) không khớp với B/L.
Cách phòng tránh: Xây dựng quy trình kiểm tra chéo (cross-check) nghiêm ngặt trước khi nộp tờ khai. Yêu cầu đối tác (người bán/người mua) gửi bản nháp (draft) của tất cả các chứng từ để kiểm tra thật kỹ từng con số, dấu phẩy trước khi phát hành bản gốc.
3. Khai báo sai trị giá hải quan
Nhiều doanh nghiệp muốn giảm thiểu số tiền thuế phải nộp nên đã thỏa thuận với đối tác nước ngoài làm hai bộ hóa đơn, hoặc khai báo trị giá lô hàng thấp hơn thực tế một cách vô lý. Cơ quan hải quan có hệ thống dữ liệu giá rất lớn. Khi mức giá bạn khai báo rơi vào danh sách "rủi ro về giá", lô hàng sẽ bị tạm dừng thông quan để chuyển sang khâu "Tham vấn giá".
Cách phòng tránh: Tuyệt đối trung thực trong việc khai báo trị giá hải quan dựa trên giá trị giao dịch thực tế. Luôn chuẩn bị sẵn sàng các chứng từ chứng minh như: Chứng từ thanh toán qua ngân hàng (Điện chuyển tiền), email đàm phán, hợp đồng mua bán để giải trình ngay lập tức khi hải quan yêu cầu tham vấn.
4. Thiếu giấy phép hoặc chứng nhận kiểm tra chuyên ngành
Đây là sai lầm mang tính "chí mạng" khiến hàng hóa có thể nằm chờ ở cảng hàng tháng trời. Mỗi loại hàng hóa đặc thù (thực phẩm, mỹ phẩm, thiết bị y tế, thiết bị thu phát sóng, thức ăn chăn nuôi...) đều chịu sự quản lý của các bộ ban ngành khác nhau. Nhập hàng về đến cảng mới phát hiện cần phải xin giấy phép nhập khẩu, công bố hợp quy hay kiểm dịch thì đã quá muộn.
Cách phòng tránh: Khảo sát thật kỹ "Chính sách mặt hàng" trước khi ký hợp đồng mua bán. Xác định rõ mặt hàng đó do Bộ nào quản lý, cần những loại giấy phép gì, thời gian xin giấy phép là bao lâu để tiến hành làm song song ngay khi hàng đang trên đường vận chuyển.
5. Sai sót về tem nhãn mác (Labeling)
Hàng hóa nhập khẩu vào Việt Nam bắt buộc phải có nhãn mác đầy đủ theo quy định của pháp luật (Nghị định 43/2017/NĐ-CP và Nghị định 111/2021/NĐ-CP). Các lỗi thường gặp bao gồm: Hàng không có nhãn mác (No label), nhãn mác không thể hiện dòng chữ "Made in..." (Xuất xứ), thiếu tên và địa chỉ của nhà sản xuất, hoặc thông tin trên nhãn dán thực tế không khớp với thông tin trên C/O. Lỗi này không chỉ khiến hàng bị giữ lại mà còn đối diện với nguy cơ phải tái xuất.
Cách phòng tránh: Yêu cầu nhà cung cấp gửi ảnh chụp thực tế tem nhãn dán trên sản phẩm và trên thùng carton trước khi đóng hàng vào container. Đảm bảo nhãn gốc có đầy đủ 3 thông tin bắt buộc tối thiểu: Tên hàng hóa, Xuất xứ hàng hóa, Tên và địa chỉ của tổ chức/cá nhân chịu trách nhiệm về hàng hóa.
Khai báo hải quan một sai sót nhỏ trên giấy tờ có thể đổi bằng rất nhiều tiền lưu bãi và sự uy tín của doanh nghiệp bạn. Chìa khóa để thông quan luồng xanh, nhanh chóng chính là "Cẩn trọng - Chính xác - Đồng nhất".ca
Địa chỉ trụ sở: 1086 Xa Lộ Hà Nội, Khu phố 5, Phường An Bình, Thành phố Biên Hòa, Tỉnh Đồng Nai.
Văn phòng giao dịch 1: Khu Công nghiệp Nhơn Trạch 6, Tỉnh Đồng Nai.
Văn phòng giao dịch 2: KCN Lộc An - Bình Sơn, Long Thành, Tỉnh Đồng Nai.
Sđt: 0251 887 1409
Email: info@thongquan.com.vn
Xem thêm